Worum geht es bei diesem Thema?

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Auf­tragsab­wick­lung in kürzester Zeit mit höch­stem Qual­ität­sanspruch erledi­gen. Wie Sie dank automa­tisiert­er Prüfmech­a­nis­men nur noch Beson­der­heit­en manuell bear­beit­en müssen und wie Sie unter­schiedliche Bestell- und Logis­tikprozesse (Lager­hal­tung, Cross-Dock­ing; Drop-Ship­ping mit hoher Kosten­ef­fizienz abwickeln.

Für wen ist das sinnvoll?

Für jeden, der seine Kun­den schneller bedi­enen möchte, der seine Rekla­ma­tion­squote reduzieren will und der schlussendlich effizien­ter und damit wirtschaftlich­er arbeit­en möchte.

Welchen Nutzen bringt das?

Dig­i­tal­isierung zwingt Sie, sich an Vor­gaben zu hal­ten. So ist es nicht zielführend, eine Daten­bank für Artikel nur so weit aktuell zu hal­ten, wie es für den Moment notwendig erscheint. Stam­m­datenpflege wird zu einem wichti­gen The­ma. Der Zeitaufwand, welch­er in manuelle Kor­rek­turen, tele­fonis­che Auf­tragsklärung und händis­che Ergänzun­gen in Doku­mente vergeudet wurde, kann stattdessen nach­haltig für das The­ma Qual­itätssicherung einge­set­zt wer­den. Ein fehler­freier Auf­trag, der ver­ständlich und voll­ständig ist, erle­ichtert die Arbeit in allen einzel­nen Folgeprozessen.

Wie geht man vor?

Zu Beginn wird geprüft, ob die Dat­en, mit denen gear­beit­et wird, qual­i­ta­tiv hochw­er­tig genug sind, um rei­bungslose Prozesse zu gewährleis­ten. Von den Artikel­dat­en über Preise und Kon­di­tio­nen bis hin zu den Adress­dat­en soll­ten Sie darauf acht­en, dass diese aktuell und richtig sind. Es ist z.B. wichtig, dass Ihre Artikel eine Artikel­num­mer sowie ide­al­er­weise auch eine EAN haben, um eine ein­deutige Iden­ti­fika­tion zu erre­ichen. Zu den Artikeln müssen Preise und Kon­di­tio­nen hin­ter­legt sein. Auch Angaben zur Ver­pack­ung­sein­heit, zum Gewicht des Artikels oder auch die Vol­u­me­nangabe, die der Ver­sand benötigt, soll­ten aufgenom­men werden.

Eben­so wichtig ist es alle Adressen voll­ständig zu ver­wal­ten. Ele­men­tar sind GLN-Num­mern zu jed­er Adresse, die im dig­i­tal­en Date­naus­tausch ein­heitlich sind und für alle Geschäftspart­ner gel­ten. Liefer­adressen oder Adressen des Rech­nungsempfängers sind durch die Kennze­ich­nung mit ein­er GLN unver­wech­sel­bar. Prüfen Sie dann, welche Fach­bere­iche und Abteilun­gen von ein­er Umstel­lung prof­i­tieren – wenn auch nicht unmit­tel­bar, aber zukün­ftig doch spür­bar. Besprechen Sie Ihr Vorhaben mit den Fach­bere­ichen und Kollegen.

Sie kön­nen fes­tle­gen, welche Anforderun­gen Sie z.B. an eine Auf­trags­bestä­ti­gung haben. Definieren Sie, welche Inhalte immer zwin­gend benötigt wer­den, um Rück­fra­gen und Kor­rek­turen zu ver­mei­den. Diese Inhalte kön­nen dann von Ihrem Dig­i­tal­isierungspart­ner mit Prüfmech­a­nis­men gefun­den wer­den. Sollte etwas fehlen, das Sie als einen wichti­gen Inhalt definiert haben, erhal­ten Sie im ein­fachen Fall eine automa­tisierte War­nung. Um mit einem guten Gefühl in ein solch­es Pro­jekt zu starten und kom­pe­tente Hil­festel­lung zur Vorge­hensweise zu erhal­ten, wen­den Sie sich an einen Part­ner, der über die nötige Exper­tise ver­fügt, Geschäft­sprozesse zuver­läs­sig zu opti­mieren und digitalisieren.

Wie aufwändig ist die Einführung?

Die Auf­tragsab­wick­lung ist der zen­trale Prozess, auf dem alles Nachge­lagerte auf­baut. Je bess­er man sich auf eine Ein­führung der dig­i­tal­en Auf­tragsab­wick­lung vor­bere­it­et, desto ein­fach­er ist die Durch­führung. Falls Ihr Waren­wirtschaftssys­tem den elek­tro­n­is­chen Date­naus­tausch unter­stützt, ist die Ein­führung mit wenig Aufwand möglich. Üblicher­weise wer­den 2–3 Testzyklen aus­re­ichen, um von der manuellen Auf­tragsab­wick­lung auf die dig­i­tale zu wechseln.

Falls Ihre Waren­wirtschaft bis­lang keinen elek­tro­n­is­chen Date­naus­tausch unter­stützt, ist ein Infor­ma­tion­s­ge­spräch mit Ihrem Anbi­eter notwendig.

Dann kön­nen gemein­same Absprachen getrof­fen wer­den, welche Schnittstellen pro­gram­miert wer­den müssen oder welche Lösung am effek­tivsten umzuset­zen ist.

Allerd­ings haben die meis­ten Waren­wirtschaften erkan­nt, dass der dig­i­tale Nachrich­t­en­tausch in der Zukun­ft nahezu unumgänglich sein wird und arbeit­en somit kon­stant an neuen Lösun­gen. Ihr Waren­wirtschaft­san­bi­eter schult Sie in der Anwen­dung – und Ihr Dig­i­tal­isierungspart­ner begleit­et Sie bis zur Zielerreichung.

Gibt es Fallstricke bei der Einführung?

Ein Fall­strick kann eine ungenü­gende Vor­bere­itung bei der Dig­i­tal­isierung der Auf­tragsab­wick­lung sein. Soll­ten Sie noch keine GLN für Ihr Unternehmen bei der GS1 beantragt haben, dann sollte das Ihr näch­ster Schritt sein. Dig­i­tal heißt immer, dass der Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen über Zahlen passiert. Dat­en, die nur ungenü­gend gepflegt oder gar nicht vorhan­den sind, kön­nen Ihr Vorhaben zum Erliegen brin­gen. Alle Beteiligten im Prozess „Auf­tragsab­wick­lung“ müssen ihren Beitrag leis­ten. Ein Auf­trag kann für eine indi­vidu­elle Fer­ti­gung erteilt wer­den – er kann aber auch auf Bestände in einem Lager zurück­greifen und ein­fach von dort liefern.

Sie sehen: Die Prü­fung der Rah­menbe­din­gun­gen und eine Zielset­zung sind notwendig, um eine zügige Real­isierung zu erreichen.