Worum geht es bei diesem Thema?

Beschaf­fung im All­ge­meinen ist zunächst etwas, mit dem Sie sich täglich beschäfti­gen – ob Sie nun als Han­del­sun­ternehmen fungieren, ob Sie eine Man­u­fak­tur sind oder in der Geschäftswelt als Indus­triepart­ner betra­chtet wer­den. Sie alle ken­nen sowohl ein­fache als auch kom­plizierte Bestel­lvorgänge und Sie ken­nen den Aufwand, der anfällt, wenn es Rück­fra­gen zu Bestel­lun­gen gibt. “Wirtschaftlich” ist das oft lei­der nicht mehr. Es geht also darum, wie Sie Ihren Einkauf­sprozess so gestal­ten, dass er ein­fach, über­sichtlich, nachvol­lziehbar und vor allem papier­los ist. Das ist E‑Procurement!

Wie Sie sich unschw­er vorstellen kön­nen, gibt es ver­schiedene Arten, wie Sie als Käufer Ihre Ware aus­suchen und bestellen. Eine Möglichkeit ist selb­stver­ständlich die EDI Inte­gra­tion. Hier­mit kön­nen Sie auf eine effiziente Art und Weise Ihre Bestel­lung aufgeben, indem Sie diese auf direk­tem Weg aus Ihrer Waren­wirtschaft an einen bes­timmten Liefer­an­ten über­tra­gen und auch auf dem­sel­ben Weg die Antwort­nachricht zurückbekommen.

Ein ander­er Weg ist die Bestel­lung über ein Kun­den­por­tal bei diesem Liefer­an­ten. Dieses Mal wer­den Sie durch eine Abfolge-Logik durch den Bestell­prozess geleit­et, indem Sie eine vordefinierte Eingabe­maske aus­füllen. Als Anbi­eter und Verkäufer möcht­en Sie vor allem eins: Es dem Kun­den so leicht wie möglich zu machen. Denn wer kaufen will, der tut das auch.

Für wen ist das sinnvoll?

Wer unternehmerisch denkt, hat es längst erkan­nt: Jed­er, der Waren anbi­etet – egal ob als Vor­liefer­ant, als Her­steller oder als Man­u­fak­tur, als Zwis­chen­händler, Online-Han­del oder sta­tionär­er Han­del – alle möcht­en ein­deutige, fehler­freie und voll­ständi­ge Bestel­lun­gen bzw. Aufträge erhal­ten und möglichst bele­g­los kom­mu­nizieren. Das ist die Voraus­set­zung für wun­sch- und ter­min­gerechte Lieferungen.

Diese Denkweise sollte beispiel­sweise auch bei der Berück­sich­ti­gung der Außen­di­en­st­mi­tar­beit­er nicht ver­nach­läs­sigt wer­den. Selb­st wenn diese Per­so­n­en eigentlich Ihrem Verkauf ange­hören – sie sind der ver­längerte Arm Ihres Kun­den. Diese Mitar­beit­er müssen Sor­ti­mente, Kon­di­tio­nen und manch­mal auch kun­den­spez­i­fis­che Ange­bote ken­nen und auf diese möglichst jed­erzeit zugreifen kön­nen, um dann die Bestel­lung richtig zu platzieren. In der Rubrik „Kun­den­por­tal“ gehen wir konkreter auf dieses Verkauf­sin­stru­ment ein.

Welchen Nutzen bringt das?

Die Liste ist lang – und es kann sein, dass unter all den Punk­ten, die wir jet­zt hier aufzählen, vielle­icht sog­ar der eine oder andere vergessen wurde. E‑Procurement hil­ft Ihnen, Papi­er zu sparen, mit den Ressourcen nach­haltig umzuge­hen, Ver­schwen­dung zu ver­mei­den, Zeit zu sparen, Fehler zu ver­hin­dern… Anders for­muliert kann man auch sagen: Sie wer­den wirtschaftlich­er, effizien­ter und wettbewerbsfähiger.

Wie geht man vor?

Die Real­isierung von elek­tro­n­is­ch­er Beschaf­fung begin­nt in Ihrem Kopf. Das ist der Hin­weis, dass Sie überzeugt sein müssen, E‑Procurement als den ide­alen Weg zu sehen, um wirtschaftlich­er zu wer­den. Wenn Sie heute schon eine Infra­struk­tur haben, die elek­tro­n­is­che Nachricht­enüber­tra­gung unter­stützt und Sie bere­its Bestel­lun­gen bei Ihren Liefer­an­ten oder natür­lich auch beim Zulief­er­er elek­tro­n­isch über­tra­gen kön­nen, soll­ten Sie dieses „Net­zw­erk“ kon­tinuier­lich aus­bauen. Jed­er weit­ere EDI-Part­ner ver­schafft spür­bare Erle­ichterung in allen Prozessen. Natür­lich müssen die Rah­menbe­din­gun­gen stim­men – lesen Sie dazu mehr in der Rubrik “Kosten­ef­fizienz in Prozessen“. Zusät­zlich bieten Sie Ihren Kun­den an, elek­tro­n­isch bei Ihnen bestellen zu kön­nen. Ein ein­fach­es Por­tal genügt hier manch­mal bere­its. Beson­ders, wenn Sie als Her­steller oder Indus­triepart­ner Ihr Sor­ti­ment dem Fach­han­del, Bou­tiquen oder Stu­dios anbi­eten möcht­en. Diese Kun­den wer­den nicht zwin­gend in der Lage sein, elek­tro­n­is­che Bestel­lun­gen an Sie zu über­tra­gen – aber mit ein­er Por­tal­lö­sung bleibt die Bestel­lung an Sie weit­er­hin digital.

Selb­st wenn Sie heute noch nicht so weit sind und sich dem The­ma erst in Zukun­ft näh­ern wer­den: Beleucht­en Sie Ihre Prozesse und lis­ten Sie alle Hin­dernisse, Fehlerquellen und “Zeit­fress­er” auf, die Ihnen die Bestellab­wick­lung per Papi­er oder E‑Mail bescheren. Mit diesem Wis­sen gestal­ten Sie den für Ihr Unternehmen passenden dig­i­tal­en Geschäft­sprozess und opti­mieren nach­haltig Ihre Auftragsbearbeitung.

Eine elek­tro­n­is­che Bestel­lung kön­nen Sie ohne Aufwand über­tra­gen, indem Sie ein­fach das Por­tal eines Liefer­an­ten nutzen. Gut, Sie haben die Bestel­lung nicht automa­tisiert in Ihrer Waren­wirtschaft – aber Sie haben eine ein­deutige Bestel­lung erzeugt, die keine Rück­fra­gen zur Folge hat. Die EDI-Inte­gra­tion über eine dafür geeignete Infra­struk­tur anzus­treben, bedarf ein wenig Vor­bere­itung. Im The­men­bere­ich „Auf­tragsab­wick­lung“ sind die wichtig­sten Dinge beschrieben, auf die Sie acht­en soll­ten. Wann eine Infra­struk­tur geeignet ist, prüfen Sie selb­st am besten, indem Sie Ihren dig­i­tal­en Geschäft­sprozess, den Sie vorhin beschrieben haben (Sie erin­nern sich?), darüber abbilden.

Wie aufwändig ist die Einführung?

Eine elek­tro­n­is­che Bestel­lung kön­nen Sie ohne Aufwand über­tra­gen, indem Sie ein­fach das Por­tal eines Liefer­an­ten nutzen. Gut, Sie haben die Bestel­lung nicht automa­tisiert in Ihrer Waren­wirtschaft – aber Sie haben eine ein­deutige Bestel­lung erzeugt, die keine Rück­fra­gen zur Folge hat. Die EDI-Inte­gra­tion über eine dafür geeignete Infra­struk­tur anzus­treben, bedarf ein wenig Vor­bere­itung. Im The­men­bere­ich „Auf­tragsab­wick­lung“ sind die wichtig­sten Dinge beschrieben, auf die Sie acht­en soll­ten. Wann eine Infra­struk­tur geeignet ist, prüfen Sie selb­st am besten, indem Sie ihren dig­i­tal­en Geschäft­sprozess, den Sie vorhin beschrieben haben (Sie erin­nern sich?), darüber abbilden können.

Gibt es Fallstricke in der Einführung?

Beschäfti­gen Sie sich mit dem kleinen 1x1 der Dig­i­tal­isierung. Ein­deutige Bestel­lun­gen kön­nen nur erzeugt wer­den, wenn die Artikel iden­ti­fizier­bar sind. Wenn Sie mit flachen Artikeln, also Waren und Pro­duk­ten, denen eine ein­deutige EAN zuge­ord­net ist, umge­hen, deck­en Sie bere­its ein großes Sor­ti­ment ab. Geschäftspart­ner wer­den eben­falls ein­deutig angelegt und erfasst und die vere­in­barten Kon­di­tio­nen gepflegt.

E‑Procurement ges­tat­tet es nicht mehr, sich bei Bestel­lun­gen “kreativ” auszu­to­ben. Keine lan­gen Erläuterun­gen mehr per E‑Mail oder hand­schriftliche Kürzel und Noti­zen auf dem Fax wer­den möglich sein – ein Vorteil für alle involvierten Parteien. Was nicht bestell­bar ist, wird auch nicht bestellt wer­den kön­nen. Oder bess­er: Sie als Verkäufer bes­tim­men, was möglich ist. Ist das ein Fall­strick? Eigentlich nicht, denn um so effizient zu arbeit­en, müssen Sie nur Ihre “Hausauf­gaben” machen.