Produktivität verzehnfachen durch KI – so hilft ChatGPT dabei, zeitaufwendige Aufgaben in Excel zu vereinfachen
Die Arbeit mit Excel zählt zu den zeitaufwendigsten Aufgaben im Tagesgeschäft vieler Unternehmen. Manch ein Mitarbeiter wünscht sich daher, monotone Arbeitsschritte in Excel automatisieren zu können. Grundsätzlich wäre dies sogar möglich – aber das Know-how fehlt oftmals.
“Excel ist tiefgründiger, als viele zunächst annehmen. Spätestens bei Funktionen wie SVERWEISE müssen viele Mitarbeiter aufgeben”, erklärt Junus Ergin, Programmierlehrer und Geschäftsführer der Developer Akademie. “ChatGPT kann helfen – vom Generieren von Testdaten bis hin zur Programmierung von Userskripten bekommt die KI in Sekundenschnelle Dinge hin, für die Menschen Stunden bräuchten.”
Im folgenden Beitrag geht Junus Ergin genauer darauf ein, wie sich Excel-Nutzer mit ChatGPT das Leben leichter machen.
Von der Alltagssprache zur Funktion in Sekundenschnelle – KI macht’s möglich
Ein entscheidender Vorteil der KI ChatGPT besteht darin, dass sie die Sprache versteht, die Menschen im Alltag sprechen. Dementsprechend kann sie problemlos alltagssprachliche Befehle oder Stichpunkte in Formeln und Code verwandeln. Dies ermöglicht es, ChatGPT auf mehrere Arten einzusetzen, um Zeit zu sparen und sich selbst bei der Arbeit mit Excel zu entlasten.
1. Datensätze für Testläufe erzeugen
Um die korrekte Implementierung von Funktionen in Excel-Tabellen zu prüfen, werden große Mengen Testdaten benötigt. Diese müssen sich untereinander unterscheiden, um eindeutige Resultate zu liefern und dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht identisch mit echten Kundendaten sein.
Diese Daten manuell zu erstellen, stellt oft eine extrem zeitaufwendige Aufgabe dar. Wird hingegen ChatGPT aufgefordert, Testdaten für Excel in einem bestimmten Format zu liefern, generiert die KI sofort die gewünschte Anzahl an Datensätzen – und das sogar in einem Format, das es ermöglicht, sie sofort über den Textkonvertierungs-Assistenten einzufügen.
2. Flüchtigkeitsfehler bei komplexen Formeln vermeiden
Sobald fortgeschrittene Funktionen in Excel benötigt werden, steigt mit der Komplexität auch das Risiko für Fehler. Beispielsweise ist eine Formel, die Datensätze aus anderen Tabellen zusammenführt, sortiert und filtert, in der Regel sehr lang und verschachtelt aufgebaut.
Indem komplizierte Formeln sofort mit ChatGPT erstellt werden, können Fehler von vornherein vermieden und große Mengen Zeit gespart werden. Dazu muss der KI nur im Detail gesagt werden, was für eine Funktion gefragt ist und was sie können muss. Zum Beispiel ließe sich eine SVERWEISE-Funktion erstellen, die Preise aus einer Tabelle automatisiert in eine andere einfügt, indem ChatGPT aufgefordert wird, eine Funktion zu generieren, die Namen oder Nummern von Artikeln abfragt und mit dem jeweiligen Eintrag in einer Preistabelle abgleicht.
3. Maßgeschneiderte Tutorials zu Excel-Funktionen
Bei einigen komplizierteren Operationen wie der Erstellung von Pivot-Tabellen oder CSV-Dateien sind jedoch scheinbar die Grenzen dessen erreicht, was automatisiert werden kann. So müssen Daten manuell in das richtige Format gebracht oder eingefügt werden, um weiter damit zu arbeiten – ein Vorgang, der nicht nur mühsam ist, sondern auch erweitertes Fachwissen fordert.
Glücklicherweise kann ChatGPT dennoch aushelfen. Mit nur einem Prompt lässt sich eine detaillierte Anleitung erstellen, die Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt und auf Wunsch mit zusätzlichen Erklärungen ergänzt werden kann. Somit bleibt es Anwendern erspart, selbst die benötigten Stellen aus Tutorials herauszusuchen.
4. VBA-Code schreiben mit ChatGPT
Neben Excel beherrscht ChatGPT auch Programmiersprachen. Darunter ist für die Arbeit mit Excel besonders die Skriptsprache VBA von Interesse, die es ermöglicht, Prozesse zwischen einzelnen Microsoft-Office-Anwendungen zu automatisieren. Beispielsweise könnten über ein Makro Kundendaten aus Excel automatisch in eine E‑Mail-Vorlage eingefügt werden.
Auch in diesem Falle profitiert der Nutzer von der Fähigkeit der KI, große Datenmengen zu verarbeiten, um eine Antwort zu finden. Anstatt mühsam Codefetzen für alte und weniger intuitive Programmiersprachen wie VBA aus Onlineforen und Wikis zusammenzusetzen, bis das Skript funktioniert, kann dadurch sofort fehlerfreier Code generiert werden.
ChatGPT spart im Büro Zeit und bares Geld
Auf diese vier Arten kann ChatGPT im gesamten Arbeitsprozess mit Excel eine enorme Zeitersparnis schaffen. Ferner erspart die Arbeit mit KI menschlichen Anwendern das Schreiben von Formeln und Programmcode – lediglich die Outputs müssen im Anschluss überprüft werden, weshalb Grundkenntnisse trotzdem in jedem Falle empfehlenswert sind.
Darüber hinaus ist ChatGPT ein Tool, das richtig genutzt werden muss, um gute Ergebnisse zu erzielen. So unterscheiden sich die deutschen und englischsprachigen Befehle für Excel-Formeln – und dies muss der KI mitgeteilt werden. Es lohnt sich also, die nötige Zeit zu investieren, um auch den Umgang mit ChatGPT gründlich zu erlernen.
Über Junus Ergin:
Junus Ergin hat gemeinsam mit Manuel Thaler ein Schulungsprogramm entwickelt, mit dem Quereinsteiger, unabhängig von ihrem Background, in kurzer Zeit den Einstieg in eine Karriere als Programmierer und Softwareentwickler schaffen können. An der Developer Akademie bilden die Experten Menschen aus allen Branchen aus, die sich für die IT begeistern, sich einen Job mit Zukunftsperspektive wünschen und ihr Potenzial voll entfalten möchten. Die Quereinsteiger sind im Schnitt bereits nach sechs bis neun Monaten Weiterbildung bei den IT-Profis bereit für den Arbeitsmarkt. Weitere Informationen dazu unter: https://developerakademie.com
