Worum geht es bei diesem Thema?
Rechnungen können wie andere Geschäftsdokumente elektronisch so übertragen werden, so dass der Rechnungsempfänger diese Rechnung automatisiert verarbeiten und der Rechnungsversender diese automatisiert aufbewahren kann.
Oft werden Rechnungen noch als PDF versendet, wodurch eine automatisierte Verarbeitung nur eingeschränkt möglich ist. Deshalb ist ein Wechsel auf ein vollumfängliches E‑Invoicing sinnvoll. Dies braucht aber eine gute Vorbereitung, denn Rechnungen unterliegen besonderen Vorgaben des Gesetzgebers. Diese Vorgaben können länderspezifisch unterschiedlich gestaltet sein.
In Deutschland beträgt die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen mindestens 10 Jahre. Somit muss auch digital eine zuverlässige Archivierung gewährleistet werden. Andere ausgetauschte Nachrichten zwischen Unternehmen wie bspw. Bestellungen zählen hingegen als Geschäftsdokumente und müssen nur sechs Jahre aufbewahrt werden.
Zusätzlich zur Aufbewahrung muss sichergestellt werden, dass die verpflichtenden Inhalte, die im Umsatzsteuergesetz — § 14 UstG — festgelegt sind, eingehalten werden. So ist z.B. in der Rechnung der Bezug zur Bestellung und zu Lieferscheinnummer sowie ‑datum erforderlich. Daneben muss eine Rechnung selbstverständlich die Mehrwertsteuer und ebenso den Rechnungsempfänger enthalten.
Für wen ist das sinnvoll?
Im Jahr 2017 wurde bei einer Umfrage herausgefunden, warum keine elektronischen Rechnungen benutzt werden. 85,7 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Kunden keine elektronischen Rechnungen akzeptieren.
Der Anteil elektronischer Rechnungen steigt jedoch kontinuierlich. Laut einer Umfrage auf Statista.com wurden 2017 nur ca. 17% aller Rechnungen ausschließlich elektronisch verarbeitet. Bereits drei Jahre später wurden mehr als 50% der Rechnungen papierlos und elektronisch verschickt bzw. empfangen.
Dieser Trend wird sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen und den Anteil von Papierrechnungen auf ein Minimum reduzieren. Treiber für die Umstellung auf E‑Invoicing ist der Gesetzgeber, der in immer mehr Bereichen die Unternehmen zu elektronischen Rechnungen verpflichtet. So müssen bereits seit 2020 Rechnungen von Unternehmen an den Bund und an einzelne Bundesländer elektronisch versendet werden.
Daher ist allen Unternehmen zu empfehlen, sich alsbald mit diesem Thema intensiv zu beschäftigen und eine passende digitale Lösung für das Thema E‑Invoicing zu finden – bevor die elektronische Rechnung im B2B-Bereich für alle Unternehmen zur Pflicht wird. Des Weiteren spricht für die Einführung und Umstellung auf E‑Invoicing die in den letzten Jahren gesunkenen Einführungskosten. Aber auch die automatisierte Rechnungsabwicklung von Herstellern mit Zentralregulierern kann einen Grund darstellen, mit E‑Invoicing zu beginnen.
Die offensichtlichen Potentiale des elektronischen Rechnungsaustauschs wurden mittlerweile bereits von vielen Unternehmen erkannt. Für Unternehmen, die erst jetzt in eine Umsetzung einsteigen, ist es aber noch möglich, den Vorsprung der Mitbewerber aufzuholen, welche bereits von den Vorteilen des E‑Invoicings profitieren.
Welchen Nutzen bringt das?
Wie bei anderen elektronisch ausgetauschten Nachrichtenarten, liegt durch die Digitalisierung auch hier ein Potential für massive Prozesskosteneinsparungen vor. Durch den Wegfall der manuellen Eingangsrechnungsverarbeitung werden darüber hinaus Fehler vermieden und die Verarbeitungsqualität erhöht. Die manuelle Verarbeitung wird also durch die vollautomatisierte Buchung ersetzt. Zusätzlich wird die Rechnungsabwicklung insgesamt beschleunigt. Der Empfänger erhält die Rechnungen schneller und hat die Möglichkeit, diese zügiger zu bezahlen.
Mithilfe eines Zahlungsavises (REMADV) kann der Schuldner dem Rechnungssteller mitteilen, zu welchem Zeitpunkt die Rechnung beglichen sein wird. Somit wird der Geldfluss transparenter und planbarer. Der Zeitraum zwischen Ausgang der Rechnung und Empfang der Zahlung kann verkürzt werden, wodurch die Liquidität des Rechnungsstellers erhöht werden kann. Des Weiteren müssen Rechnungen durch den neuen Prozess nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden, wodurch Druck- und Versandkosten entfallen.
Beim Empfänger entfällt dadurch die physische Aufbewahrung der Rechnungen, die je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Aufträge entsprechend hohe Anforderungen an einen separaten Lagerort stellen kann. Weiter kann die Abwicklung von Rechnungen über EDI die Erfüllung von steuergesetzlichen Vorgaben gewährleisten, da hierbei elektronisch geprüft wird, ob alle Pflichtdaten in der Rechnung vorhanden sind, die vom Umsatzsteuergesetz — § 14 UstG – vorgegeben werden.
Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen betrifft zudem auch die revisionssichere Archivierung, die vorgibt, dass Rechnungen in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie eingegangen sind und innerhalb der Aufbewahrungsfrist unveränderbar bleiben. Auch in puncto Sicherheit können elektronische Rechnungen – insbesondere digital signierte Rechnungen –überzeugen, da verschlüsselte Übertragungsverfahren für den sicheren Austausch verwendet werden und die vom Gesetzgeber geforderte Integrität und Authentizität schon durch die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet ist. Rechnungen können unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jedoch auch ohne Signatur versendet werden.
Wie geht man vor?
Vor der Einführung sollten Sie mit den Fachabteilungen deren Anforderungen besprechen und ggf. bestehende Vorbehalte abbauen. Dadurch entsteht vor Projektbeginn Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die erfolgreiche Umstellung und Einführung von elektronischen Rechnungen mittels EDI. Es ist zudem wichtig, sich bei den künftigen Rechnungsempfängern bzw. ‑versendern zu erkundigen, ob diese bereits digitale Rechnungen verarbeiten können. Daraus ergibt sich eine klare ROI-Berechnung bzw. kalkulatorische Übersicht, welchen finanziellen Mehrwert die Einführung der elektronischen Rechnungen auf Dauer bietet, und ein grober Einführungsplan.
Wie aufwändig ist die Einführung?
Vor der Einführung ist die Sicherstellung essenziell, dass die Rechnungsausstellung und ‑verarbeitung nach gesetzlichen Vorgaben abläuft. Ihren Mitarbeitern werden so Vorbehalte genommen und gleichzeitig klare Regeln für die Prozessumsetzung vorgegeben. Die Vorgaben zu Authentizität, Sicherheit, Integrität und die im Anschluss rechtskonforme Archivierung müssen eingehalten werden, damit es keine Beanstandungen seitens des Gesetzgebers gibt.
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten. Die Authentizität und Integrität können mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur sichergestellt werden. Bei Änderungen am Originaldokument passt die Signatur nicht mehr zum Inhalt und weist einen Fehler aus.
Eine zweite Möglichkeit ist das Abschließen einer EDI-Vereinbarung mit dem Geschäftspartner. Im Rahmen dessen wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, die beschreibt, wie Rechnungen verarbeitet werden und welche Kontrollmechanismen auf technischer und organisatorischer Ebene greifen. Dadurch kann und muss gegenüber den Finanzbehörden nachgewiesen werden, dass die gesetzlichen Anforderungen von der Erfassung bis hin zur Aufbewahrung der Rechnung eingehalten und erfüllt werden.
Greifen Sie auf die Erfahrungen von Unternehmen zurück, die die Anforderungen im Detail kennen und Sie richtig beraten können.
Gibt es Fallstricke bei der Einführung?
Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, ist es unabdingbar, die Anforderungen aller Betriebsbereiche und Mitarbeiter zu Beginn der Einführung zu berücksichtigen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich elektronischer Rechnungen zu schaffen und Wunsch-Inhalte und ‑Verarbeitungsprozeduren zusätzlich zu gesetzlichen Mindestanforderungen zu definieren. Dadurch wird späterer Korrekturaufwand minimiert und zusätzlicher Aufwand und Kosten vermieden.
Es existieren in Deutschland eine Vielzahl an Formaten, die verwendet werden. Zum Beispiel gibt es das Format ZUGFeRD, welches sich bei Warenrechnungen bislang nicht durchgesetzt hat. Zudem eignet sich ZUGfeRD eher für Dienstleistungen und weniger für Konsumgüter. Die EU-Kommission setzt sich daher für einen Standard bei der elektronischen Rechnungsstellung und beim elektronischen Rechnungsempfang ein. Durch den Einsatz eines Dienstleisters und eines Clearing Centers können Sie ein Format nutzen, das Sie bevorzugen und werden nicht abhängig von den Formaten, die Ihr Geschäftspartner verwendet. Dies wird durch die Übersetzung des Clearing Centers in das gewünschte Format ermöglicht.
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