Digitalisierung der Rechnungsprozesse wird gesetzlich angeordnet

Das Gesetz zur Stärkung von Wach­s­tum­schan­cen, Investi­tio­nen und der Steuervere­in­fachung und Steuerg­erechtigkeit, kurz Wach­s­tum­schan­cenge­setz, ist die Antwort der Bun­desregierung auf die aktuellen Her­aus­forderun­gen der deutschen Wirtschaft in den Bere­ichen: Bürokratieab­bau, Dig­i­tal­isierung und nach­haltige Investitionen.

Der vom Bun­desmin­is­teri­um der Finanzen (BMF) am 30.08.2023 veröf­fentlichte Geset­ze­sen­twurf enthält eine Rei­he von Maß­nah­men, die Impulse für Wach­s­tum und Inno­va­tio­nen set­zen sollen. Neben Steuervere­in­fachun­gen und der Eindäm­mung uner­wün­schter Steuergestal­tun­gen sollen Unternehmen auch Umwelt­be­wusst­sein und Effizienz im Umgang mit Geschäfts­doku­menten (expliz­it Rech­nun­gen) auf die To-do-Liste setzen.

Lesen Sie im Fol­gen­den, was aktuell bekan­nt ist, wie die Umset­zung gelin­gen kann.

Hier find­en Sie den kom­plet­ten Auszug des Geset­ze­sen­twurfs (zulet­zt abgerufen 12.10.23 08:30):

Ins­beson­dere auf den Punkt der E‑Rechnung möcht­en wir geson­dert einge­hen. Denn Fakt ist: Ab 01.01.2025 ist die E‑Rechnung für die Rech­nungsstel­lung zwis­chen Unternehmen verpflich­t­end und schlägt damit hohe Wellen. Nachzule­sen im Gesetz unter: Seite 65 – 67, Artikel 27, Weit­ere Änderung des Umsatzs­teuerge­set­zes [1.1.2025].

Die E‑Rechnung ist die Zukunft – Was bisher bekannt ist zusammengefasst

Ab dem 1. Jan­u­ar 2025 ist es soweit. Lange disku­tiert und durch ver­schiedene Gremien beschlossen, soll in einem zweistu­fi­gen Ver­fahren zunächst die verpflich­t­ende E‑Rechnung mit anschließen­dem TAX Report­ing einge­führt werden.
Ziel ist es, die Dig­i­tal­isierung des Rech­nungswe­sens voranzutreiben und damit nach dem Vor­bild der EU eine Basis für weit­ere Schritte in der dig­i­tal­en Abwick­lung zu schaf­fen. Darüber hin­aus soll die Effizienz der Rech­nungsab­wick­lung zwis­chen Unternehmen gesteigert und damit die Liq­uid­ität und Inno­va­tion­skraft der Unternehmen gestärkt werden.

Die Vorteile der E‑Rechnung

  • Die beschle­u­nigte Über­mit­tlung durch die Reduzierung des manuellen Erfas­sungsaufwan­des führt zu ein­er schnelleren und fehler­freien Ver­ar­beitung des Rechnungswesens

  • Mit verkürzten Zahlungszie­len zur erhöht­en Liq­uid­ität und plan­baren Geldmitteln

  • Reduzierung der Papier‑, Druck- und Portokosten

  • Dig­i­tales Archivieren erle­ichtert die ein­fache Umset­zung und Erfül­lung geset­zlich­er Vorschriften zur Auf­be­wahrung von Dokumenten

  • Spart Ressourcen und fördert damit Umwelt­be­wusst­sein und nach­haltiges Wirtschaften

Das hat noch Zeit? Lassen Sie sich nicht überraschen und treffen Sie frühzeitig alle relevanten Maßnahmen

Unternehmen soll­ten das Gesetz nicht als Last empfind­en, son­dern die Chance erken­nen und nutzen, die längst über­fäl­lige dig­i­tale Trans­for­ma­tion voranzutreiben und damit die Zukun­ft zu gestalten.

Weit­ere Infor­ma­tio­nen rund um das Gesetz und die Stel­lung­nah­men ver­schieden­er Ver­bände inkl Reak­tio­nen find­en Sie hier: Bun­des­fi­nanzmin­is­teri­um – Gesetz zur Stärkung von Wach­s­tum­schan­cen, Investi­tio­nen und Inno­va­tion sowie Steuervere­in­fachung und Steuer­fair­ness (Wach­s­tum­schan­cenge­setz) zulet­zt abgrufen 12.10.23 08:31 Uhr

*Über­gangs­frist: Vom 1. Jan­u­ar 2025 bis zum 31. Dezem­ber 2025 sollen neben EN-kon­for­men E‑Rechnungsformaten auch andere dig­i­tale oder papier­hafte Rech­nun­gen weit­er toleriert wer­den. Ab Jan­u­ar 2026 – Abwick­lung rein über kon­forme For­mate / bis 2027 Beibehal­ten von etablierten For­mat­en. Ab 2028 – zwin­gende Ein­hal­tung an die neuen Anforderun­gen, um die vorge­se­hene Mel­dung als Maß­nahme der EU-seit­i­gen ViDA Verord­nung, in das dafür bere­it­gestellte Sys­tem zu realisieren.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Eines ist für alle Unternehmen gle­ich: Die Ein­hal­tung des geset­zeskon­for­men Stan­dards beim Ver­sand als Rech­nungssteller und das effiziente Ein­le­sen und Archivieren dieser For­mate als Rech­nungsempfänger. Die Her­aus­forderung liegt neben der Vielfalt an For­mat­en, Ansätzen und Anbi­etern, die sich dafür posi­tion­ieren, darin, den richti­gen Weg für das eigene Unternehmen zu find­en. Um Ihnen eine Hil­festel­lung zu geben, find­en Sie nach­fol­gend eine Auswahl von Fra­gen, die eine wichtige Grund­lage darstellen:

  • Wann möchte ich dieses The­ma auch im Hin­blick auf die Aus­las­tung mein­er beteiligten Dien­stleis­ter angehen?

  • Ist mein führen­des Sys­tem (z.B. Waren­wirtschafts- oder ERP-Lösun­gen, die Buch­hal­tungssoft­ware) bere­its in der Lage, Rech­nungs­belege in EN-kon­for­men For­mat­en zu ver­ar­beit­en? Hin­weis: Was EN-kon­forme Ver­fahren sind, erfahren Sie im näch­sten Abschnitt

  • Was müssen wir tun, um diese Voraus­set­zun­gen zu schaffen?

  • Was ist das über­ge­ord­nete Ziel?

  • Sehe ich das als Zwang oder Chance an? Möcht­en wir in diesem Zuge weit­ere Prozesse wie etwa die Auf­tragsab­wick­lung mit integrieren?

  • Welch­es Bud­get und welche Kapaz­itäten habe ich für die Umsetzung?

  • Wir haben bere­its elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen einge­führt – Ist das, was bere­its vorhan­den ist, EN-konform?

Was bedeutet EN-konform und welche Formate / Verfahren fallen darunter?

Auss­chlaggebend ist die EU-Richtlin­ie 2014/55/EU, mit der die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung zunächst für den öffentlichen Sek­tor definiert wurde. Die in diesem Zusam­men­hang entwick­elte Norm EN-16931 beschreibt den Auf­bau der Dat­en, damit diese den Richtlin­ien der Europäis­chen Union (EU) entsprechen. Unter einem elek­tro­n­is­chen For­mat ver­ste­ht die Def­i­n­i­tion eine struk­turi­erte Darstel­lung der Daten.

PDF-Rech­nun­gen sind damit aus­geschlossen und wer­den der Papier­rech­nung gle­ichgestellt und nicht mehr als eine Form der elek­tro­n­is­chen Über­mit­tlung und als führend anerkannt.

Zukün­ftig mögliche Ver­fahren und For­mate die dieser Norm entsprechen:

XRech­nung ist ein Stan­dard für die Art und den tech­nis­chen Auf­bau von Rech­nungsin­for­ma­tio­nen in einem XML-Daten­satz. Dieser XML-Daten­satz entspricht ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung. Der Stan­dard ermöglicht den Emp­fang und die Weit­er­ver­ar­beitung durch unter­schiedliche Soft­waresys­teme. Der Stan­dard XRech­nung wird von der KoSIT (Koor­dinierungsstelle für IT-Stan­dards) im Auf­trag des IT-Pla­nungsrates betrieben.

Quelle: FAQ zum The­ma XRech­nung (e‑rechnung-bund.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.2023 08:23Uhr

Etablierte Ver­fahren: EDI – Elek­tro­n­is­ch­er Bel­e­gaus­tausch: Anfang Okto­ber hat das BMF in ein­er Stel­lung­nahme bekräftigt, dass das etablierte EDI-Ver­fahren mit ger­ingfügi­gen Anpas­sun­gen der EN-Kon­for­mität entsprechen kann und damit weit­er­hin gültig bleibt. BMF-Stel­lung­nahme (Link: Microsoft Word – 2023–0922192‑R.docx (dstv.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.23)

EDI ist ein elek­tro­n­is­ches Ver­fahren zum automa­tisierten Aus­tausch von Geschäfts­beleg­dat­en zwis­chen Unternehmen. Durch die bere­its flächen­deck­ende Ver­net­zung mit entsprechen­den Anwen­dungsempfehlun­gen sind EDI-Ver­fahren bere­its seit langem etabliert und aus vie­len Indus­trie- und Han­del­sun­ternehmen nicht mehr wegzudenken.

ZUGFeRD ist ein branchenüber­greifend­es Daten­for­mat für den elek­tro­n­is­chen Rech­nungs­date­naus­tausch, das vom Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (FeRD) – mit Unter­stützung des Bun­desmin­is­teri­ums für Wirtschaft und Energie – erar­beit­et wurde. Das ZUGFeRD-Daten­for­mat basiert auf der Richtlin­ie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung bei öffentlichen Aufträ­gen und auf der am 28. Juni 2017 veröf­fentlicht­en Norm EN16931. Zudem wer­den die Cross-Indus­try-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005–3:2012 (PDF/A‑3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Die Anwen­dungs­bere­iche dieses hybri­den Rech­nungs­for­mats sind vielfältig. ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G- und B2C-Geschäftsverkehr einge­set­zt werden.
Quelle: Was ist ZUGFeRD | Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (ferd-net.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.23 08:25 Uhr

Autorin:
Angela Katzen­may­er
Busi­ness Consultant
Integrat­ed Worlds GmbH
E‑Mail: angela.katzenmayer@integrated-worlds.com
Phone: +49 7031 4617 356