Die E‑Rechnungspflicht ist beschlossen!

Das Wach­s­tum­schan­cenge­setz ist beschlossene Sache. Um bis zur Frist 2027 den geset­zlichen Anforderun­gen Forderung zu tra­gen, da unteran­derem die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung im B2B-Bere­ich zur Pflicht wird, soll­ten Unternehmen sich rechtzeit­ig mit dem eige­nen Rech­nung­sprozess und der Soft­ware auseinan­der­set­zen, um die notwendi­gen Schritte zu planen.

Der Bun­desrat hat dem Gesetz am 22. März 2024 nach einem Ver­mit­tlungsver­fahren seine Zus­tim­mung erteilt. Mehr zur Neuregelung der elek­tro­n­is­chen Rech­nungsstel­lung find­en Sie hier in unser­er Übersicht.

Lesen Sie die gesamte Beschlussfas­sung hier:

Ins­beson­dere auf den Punkt der E‑Rechnung möcht­en wir geson­dert einge­hen. Ab Seite 23 von 36 find­en Sie alle Beschlüsse rund um die elek­tro­n­is­che Rech­nung. (Artikel 23 – Weit­ere Änderung des Umsatzsteuergesetzes)

Quelle: https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/108/VO.html
- zulet­zt abgerufen am 17.04.2024 8:32 Uhr

Sind Sie bereit für die fristgerechte Umsetzung Ihrer E‑Rechnung?

Die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung hat sich im Geschäftsverkehr bere­its ohne geset­zliche Vor­gaben zum Stan­dard entwick­elt, da die Vorteile der automa­tisierten Ver­ar­beitung struk­turi­ert­er Rech­nungs­dat­en immer deut­lich­er wer­den. Im öffentlichen Sek­tor ist die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung bere­its Pflicht, und auch in der Pri­vatwirtschaft wächst die Erwartung, dass Geschäftspart­ner elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen versenden und emp­fan­gen können.

Mit der Ein­führung des Wach­s­tum­schan­cenge­set­zes haben Unternehmen einen zusät­zlichen Anreiz, eine große Anzahl von Rech­nun­gen von Papi­er und PDF in ein struk­turi­ertes For­mat umzuwan­deln. Selb­st bei führen­den Unternehmen wer­den noch nicht alle Ein­gangsrech­nun­gen in ein struk­turi­ertes For­mat umgewandelt.

Die Vorteile der E‑Rechnung

  • Die beschle­u­nigte Über­mit­tlung durch die Reduzierung des manuellen Erfas­sungsaufwan­des führt zu ein­er schnelleren und fehler­freien Ver­ar­beitung des Rechnungswesens

  • Mit verkürzten Zahlungszie­len zur erhöht­en Liq­uid­ität und plan­baren Geldmitteln

  • Reduzierung der Papier‑, Druck- und Portokosten

  • Dig­i­tales Archivieren erle­ichtert die ein­fache Umset­zung und Erfül­lung geset­zlich­er Vorschriften zur Auf­be­wahrung von Dokumenten

  • Spart Ressourcen und fördert damit Umwelt­be­wusst­sein und nach­haltiges Wirtschaften

  • Angesichts des Zei­tho­r­i­zonts beste­ht noch erhe­blich­er Handlungsbedarf

    Einen ein­heitlichen Stan­dard wird es trotz der geset­zlichen Regelung nicht geben, da EDI-Ver­fahren nach wie vor eine Rolle spie­len wer­den und bilat­erale Vere­in­barun­gen im Rah­men der Über­gangs­fris­ten nach wie vor möglich sind.

  • Für die Unternehmen ist daher ein hohes Maß an Flex­i­bil­ität und die Erfül­lung aller Anforderun­gen erforder­lich.

    Die Zeit drängt und trotz der Über­gangs­fris­ten soll­ten Unternehmen Gespräche mit ihren Soft­warepart­nern aufnehmen, um die näch­sten Schritte der Dig­i­tal­isierung­sof­fen­sive zu planen.

  • Für die frist­gerechte Umset­zung der geset­zlichen Anforderun­gen ist es von entschei­den­der Bedeu­tung, dass entsprechende Pro­jek­t­struk­turen zeit­nah imple­men­tiert werden.
  • Rech­nungsempfänger sind in der Pflicht bis 2025 alle inländis­chen Rech­nungsempfänge nach den neuen Vor­gaben ent­ge­gen­zunehmen und zu verarbeiten.

    Anders als bish­er benötigt es die Zus­tim­mung also nur noch bei abwe­ichen­den Regelun­gen inner­halb der Übergangsfristen.

Digitalisierung der Rechnungsprozesse ein Gewinn für die deutsche Wirtschaft

Experten gehen davon aus, dass das Gesetz erhe­bliche finanzielle Auswirkun­gen haben wird, da durch die Umstel­lung erhe­bliche Steuer­mehrein­nah­men in zweis­tel­liger Mil­liar­den­höhe erwartet wer­den. Durch den elek­tro­n­is­chen Rech­nungsaus­tausch ist eine effizien­tere Kon­trolle des Vors­teuer­abzugs möglich, was zu ein­er deut­lichen Ver­ringerung der Umsatzs­teuer­lücke in Deutsch­land führen könnte.

Die E‑Rechnung als Dig­i­tal­isierungstreiber der deutschen Wirtschaft, schafft neben den finanziellen Aspek­ten auch Impulse für eine flächen­deck­ende Dig­i­talof­fen­sive. Der deutsche Mit­tel­stand ist nun gefordert einzusteigen in die dig­i­tal­en Transformationsprozesse.

Eine per E‑Mail versandte PDF-Rechnung ist ab 2025 nicht mehr zulässig!

Eine elek­tro­n­is­che Rech­nung ist nach neuer Begriffs­de­f­i­n­i­tion eine Rech­nung, die in einem struk­turi­erten elek­tro­n­is­chen For­mat aus­gestellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine elek­tro­n­is­che Ver­ar­beitung ermöglicht.

Das struk­turi­erte elek­tro­n­is­che For­mat muss der europäis­chen Norm für die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung und der Liste der entsprechen­den Syn­tax­en gem. RL 2014/55/EU entsprechen und damit der CEN-Norm EN 16931. Darunter fall­en beispiel­sweise die genan­nten For­mate: ZUGFeRD-For­mat (PDF-Doku­ment und XML-Datei, wobei die XML hier­bei führend ist) und das XRech­nungs-For­mat, welch­es u.a. bere­its für die Abwick­lung im öffentlichen Dienst genutzt wird.

Abwe­ichend von diesen For­mat­en kön­nen auch bilat­erale Absprachen zwis­chen Rech­nungssteller und Rech­nungsempfänger geschlossen wer­den. Voraus­set­zung ist, dass aus der elek­tro­n­is­chen Rech­nung im vere­in­barten For­mat die erforder­lichen Angaben voll­ständig und richtig in ein For­mat extrahieren lassen, welche der o.g. Norm entspricht. Somit sind jegliche EDI Ver­fahren auch weit­er­hin zuläs­sig und der Aus­tausch tech­nol­o­gisch offen für weit­er entste­hende Rechnungsformate.

Überblick mögliche Ver­fahren und For­mate die dieser Norm entsprechen:

XRech­nung ist ein Stan­dard für die Art und den tech­nis­chen Auf­bau von Rech­nungsin­for­ma­tio­nen in einem XML-Daten­satz. Dieser XML-Daten­satz entspricht ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung. Der Stan­dard ermöglicht den Emp­fang und die Weit­er­ver­ar­beitung durch unter­schiedliche Soft­waresys­teme. Der Stan­dard XRech­nung wird von der KoSIT (Koor­dinierungsstelle für IT-Stan­dards) im Auf­trag des IT-Pla­nungsrates betrieben.

Quelle: FAQ zum The­ma XRech­nung (e‑rechnung-bund.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.2023 08:23Uhr

Etablierte Ver­fahren: EDI – Elek­tro­n­is­ch­er Bel­e­gaus­tausch: Anfang Okto­ber hat das BMF in ein­er Stel­lung­nahme bekräftigt, dass das etablierte EDI-Ver­fahren mit ger­ingfügi­gen Anpas­sun­gen der EN-Kon­for­mität entsprechen kann und damit weit­er­hin gültig bleibt. BMF-Stel­lung­nahme (Link: Microsoft Word – 2023–0922192‑R.docx (dstv.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.23)

EDI ist ein elek­tro­n­is­ches Ver­fahren zum automa­tisierten Aus­tausch von Geschäfts­beleg­dat­en zwis­chen Unternehmen. Durch die bere­its flächen­deck­ende Ver­net­zung mit entsprechen­den Anwen­dungsempfehlun­gen sind EDI-Ver­fahren bere­its seit langem etabliert und aus vie­len Indus­trie- und Han­del­sun­ternehmen nicht mehr wegzudenken.

ZUGFeRD ist ein branchenüber­greifend­es Daten­for­mat für den elek­tro­n­is­chen Rech­nungs­date­naus­tausch, das vom Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (FeRD) – mit Unter­stützung des Bun­desmin­is­teri­ums für Wirtschaft und Energie – erar­beit­et wurde. Das ZUGFeRD-Daten­for­mat basiert auf der Richtlin­ie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung bei öffentlichen Aufträ­gen und auf der am 28. Juni 2017 veröf­fentlicht­en Norm EN16931. Zudem wer­den die Cross-Indus­try-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005–3:2012 (PDF/A‑3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Die Anwen­dungs­bere­iche dieses hybri­den Rech­nungs­for­mats sind vielfältig. ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G- und B2C-Geschäftsverkehr einge­set­zt werden.
Quelle: Was ist ZUGFeRD | Forum elek­tro­n­is­che Rech­nung Deutsch­land (ferd-net.de) zulet­zt abgerufen am 12.10.23 08:25 Uhr

Wer ist betroffen?

Die Verpflich­tung, eine elek­tro­n­is­che Rech­nung auszustellen, bet­rifft nur Leis­tun­gen zwis­chen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leis­tende Unternehmer und Leis­tungsempfänger im Inland ansäs­sig* sein.

*Ansäs­sigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäft­sleitung oder eine (am betr­e­f­fend­en Umsatz beteiligte) Betrieb­sstätte im Inland

Fristen der E‑Rechnung

Grund­sät­zlich gilt die geset­zliche Verpflich­tung ab 01.01.2025.

Angesichts der flächen­deck­enden Umset­zungsaufwände seit­ens der deutschen Wirtschaft hat der Geset­zge­ber fol­gende Über­gangsregelun­gen beschlossen:

  • Bis Ende 2026 dür­fen B2B-Umsätze weit­er­hin via Papi­er über­mit­telt wer­den, eben­so über nicht EN Kon­forme elek­tro­n­is­che For­mate. Voraus­set­zung ist (wie bish­er) die Zus­tim­mung des Rechnungsempfängers.
  • Bis Ende 2027 dür­fen für in 2027 aus­ge­führte Leis­tun­gen wie in 2025–2026 gehand­habt wer­den, jedoch nur unter Erfül­lung, dass der Rech­nungssteller einen Vor­jahre­sum­satz von max. 800.000 € hat. Unternehmen die diesen Vor­jahre­sum­satz über­schre­it­en haben die Möglichkeit mit­tels EDI-Ver­fahren zu über­mit­teln, auch dann wenn bis dahin noch keine Extrak­tion in ein gültiges For­mat stattfindet.
  • Ab 2028 ist die geset­zliche Regelung zwin­gend einzuhal­ten, da hier das elek­tro­n­is­che Meldesys­tem im Rah­men der ViDA Ini­tia­tive* der EU Kom­mis­sion einge­führt wer­den soll.

*Hin­ter­grund ViDA-Maßnahmen:

Ziel der ViDA-Ini­tia­tive der Europäis­chen Kom­mis­sion ist die Vere­in­fachung des Recht­srah­mens für gren­züber­schre­i­t­end tätige Unternehmen in der EU. Derzeit verur­sachen lokale Reg­istrierungs- und Meldepflicht­en einen hohen Com­pli­ance- und Koste­naufwand, der nicht den Anforderun­gen des dig­i­tal­en Zeital­ters entspricht. Die Kom­mis­sion hat daher Ende 2012 einen Vorschlag zur Anpas­sung der MwSt-Vorschriften unter­bre­it­et, der die Unternehmen von ihren Verpflich­tun­gen ent­lastet, die Ver­wal­tungslas­ten ver­ringert und gle­ichzeit­ig die Dig­i­tal­isierung vorantreibt.

Autorin:
Angela Katzen­may­er
Busi­ness Consultant
Integrat­ed Worlds GmbH
E‑Mail: angela.katzenmayer@integrated-worlds.com
Phone: +49 7031 4617 356